Nach einigem Hin und Her durch die Verantwortlichen ist es so weit: Die elektronische AU wird nun tatsächlich verpflichtend eingeführt.
Ab dem 01.01.2023 muss die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) bei den Krankenkassen elektronisch abgerufen werden. Der Arzt übermittelt die Daten zur AU elektronisch an die Krankenkasse.
Ihre Mitarbeiter sind weiterhin verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen (§ 5 Abs. 1 S. 1 EFZG).
Auch wenn der Mitarbeiter weiterhin vorläufig einen Ausdruck der übermittelten Daten von seinem Arzt erhält, ist dieser aus Datenschutzgründen nicht zur Weitergabe bestimmt, da er u.a. auch die Diagnosen enthält. Der Arbeitgeber darf die Vorlage dieser Bescheinigung nicht verlangen.
Der Gesetzgeber sieht einen verpflichtenden wöchentlichen Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) bei den Krankenkassen vor. Sofern wir diese Verpflichtung für Sie übernehmen sollen, teilen Sie uns bitte die Arbeitsunfähigkeiten wöchentlich per Mail oder in einer Excel-Tabelle mit, wir stellen Ihnen hierzu gerne eine Vorlage zur Verfügung.
Falls Sie ein Zeiterfassungssystem nutzen, ist der Abruf der Daten zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ggf. über dieses System möglich, bitte sprechen Sie dazu mit Ihrem Software-Anbieter. In diesem Fall reicht es, wenn Sie uns die Daten vor dem Stichtag der Lohnabrechnung zur Verfügung stellen.
Ein Abruf über DATEV Unternehmen online für die Arbeitgeber, den wir Ihnen zur Verfügung stellen können, befindet sich zur Zeit in der Pilotierungsphase. Wir informieren Sie sobald der Abruf dort möglich ist.
Zukünftiges Vorgehen
Wenn wir von Ihnen die Mitteilung über die Arbeitsunfähigkeit erhalten haben, rufen wir für Sie die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ab. Nachdem die Krankenkasse die Daten geprüft hat, meldet diese die Daten zur Arbeitsunfähigkeit elektronisch an das Lohnabrechnungsprogramm zurück. Wir berücksichtigen die Fehlzeiten entsprechend bei der Lohnabrechnung.
Der Abruf erfolgt immer nur für die Zeiträume, für die auch früher eine AU vorgelegt werden musste (gesetzlich spätestens ab dem 3. Tag der AU). Bitte teilen Sie uns abweichende betriebliche oder individuelle Regelungen zur Vorlage einer AU mit, damit wir dies in unseren Stammdaten einpflegen können.
Bitte beachten Sie, dass zwischen der Übermittlung durch den Arzt und die Rückmeldung in unser Programm bis zu 14 Tage vergehen können.
Das Verfahren gilt auch für Minjobs und kurzfristig Beschäftigten. Daher benötigen wir ab sofort immer die gesetzliche Krankenkasse auch für diesen Arbeitnehmer-Kreis.
Ausgenommen vom elektronischen Verfahren sind:
- Privat versicherte Beschäftigte
- AU-Bescheinigungen aus dem Ausland
- sonstige AU-Bescheinigungen – wie von Privatärzten, bei Kind krank, bei stufenweiser Wiedereingliederung, bei Rehabilitationsleistungen oder bei Beschäftigungsverbot
In diesen Fällen bleibt es auch nach dem 1. Januar 2023 beim bisherigen Verfahren und bei der gewohnten Vorlagepflicht.
Fehlzeiten ohne AU-Pflicht, also zum Beispiel Arbeitnehmer ist 2 Tage krank bei Anwendung der gesetzlichen AU-Regelung ab dem 3.Tag, müssen uns weiterhin wie bisher mitgeteilt werden. In diesen Fällen erfolgt kein elektronischer Abruf. Wir berücksichtigen die Fehlzeiten aber zu Ihren Gunsten und beantragen die entsprechende Lohnfortzahlung bei der Krankenkasse.
Bitte informieren Sie auch Ihre Arbeitnehmer über das neue Verfahren – wir stellen gerne ein Musterschreiben zur Verfügung.
Bei Fragen wenden Sie sich gerne an uns.
